La produzione dei documenti tra vecchie regole e PCT

1. Premessa

Il Processo Civile Telematico ha inciso notevolmente sulla tecnica di produzione dei documenti nel processo; tuttavia le norme del codice di rito sulla produzione documentale rimangono – almeno fino ad ora – invariate. Questa apparente «fissità» del sistema codicistico è dovuta sia allo scarso coordinamento delle norme codicistiche con la disciplina del processo civile telematico («PCT»); sia al fatto che quest’ultimo è regolato in buona parte da norme di fonte secondaria.

In questa scheda tenterò un sintetico coordinamento tra i due sistemi, per stabilire cosa sopravvive della vecchia disciplina e cosa invece deve considerarsi superato nel nuovo ambiente del processo civile telematico.

2. Effetti generali

L’art. 74 att. c.p.c. regola la formazione del fascicolo di parte, prevedendo un’apposita sezione destinata a ricevere i documenti prodotti. Ma le regole tecniche del deposito di atti e documenti in forma telematica non prevedono l’inserimento dell’atto in un apposito fascicolo di parte: atti e documenti, generati o riprodotti in formato elettronico, sono infatti raccolti in un unico fascicolo informatico tenuto presso registro elettronico di cancelleria, che è l’equivalente digitale del vecchio fascicolo d’ufficio (v. spec. art. 9, d.m. 21 febbraio 2011, n. 44, direttamente attuativo dell’art. 4 del d.l. 29.12.2009, n. 193, conv. con modifiche dalla l. 22.2.2010, n. 24).

Inoltre l’operazione è tendenzialmente irreversibile, quanto meno nel senso che la parte non può di propria iniziativa rimuovere i documenti già trasmessi (v. infra, par. 6.).

Tuttavia il PCT non è destinato a soppiantare interamente le modalità tradizionali di produzione del documento.

Anche quando sarà entrato a pieno regime, non tutti i documenti saranno suscettibili di conversione in forma telematica. Infatti:

1. a) alcuni non sono tecnicamente convertibili in formato digitale (si pensi a un congegno meccanico da produrre come prova in un giudizio di contraffazione brevettuale);
2. b) altri, che pure lo sarebbero, vanno almeno per ora prodotti in formato cartaceo – si pensi all’originale nel giudizio di verificazione o nel procedimento per querela di falso, o ai titoli di credito nelle azioni cambiarie;
3. c) per altri ancora il mantenimento della produzione in forma tradizionale sarebbe fortemente opportuno per ragioni di economia processuale – ad esempio, un incartamento voluminoso di scritture contabili su carta può richiedere per l’acquisizione telematica un dispendio di tempo del tutto sproporzionato, rispetto alla sua produzione diretta in cancelleria.

Questo significa che, per quanto «recessive», certe regole non perderanno del tutto rilevanza pratica.

Quanto alle modalità, uno spiraglio alla produzione analogica del documento si rinviene nell’art. 16 bis, comma 9, d.l. 18 ottobre 2012, n. 179 (conv. con modifiche dalla l. 17.12.2012, n. 221), che consente al giudice di ordinare il deposito di un esemplare cartaceo per “ragioni specifiche”, anche se il dato testuale è solo parzialmente congruo con i casi elencati sopra.

3. Gi adempimenti stabiliti dagli artt. 74 e 87 att. c.p.c.

Gli artt. 74 e 87 att. c.p.c. stabiliscono nel dettaglio le forme della produzione documentale; ma sono disposizioni in larga parte superate dalle novità introdotte dal PCT.

La tecnica di trasmissione telematica dei documenti rende superfluo il «visto» del cancelliere sull’indice dei documenti prodotti, che è un altro adempimento richiesto dall’art. 74 cit. Una volta inserito nel fascicolo informatico, il documento non può più essere sostituito o alterato ed è liberamente consultabile sia dall’ufficio che dalle parti; perciò viene meno la preoccupazione che i documenti non corrispondano – o non corrispondano più – a quelli elencati dalla parte che li ha prodotti.

Lo stesso indice dei documenti perde la sua principale funzione, che è appunto quella di raccogliere il visto del cancelliere per garantire che i documenti elencati corrispondano a quelli prodotti.

Ricordo solo che davanti alle corti d’appello, dove approdano ancora molte cause in tutto o in parte «cartacee» in primo grado, è attualmente diffusa la prassi – sollecitata da numerosi protocolli – di compilare e depositare il cd. «foliario», cioè l’elenco atti e documenti contenuti nel fascicolo di parte di primo grado, vidimato dal cancelliere del giudice a quo.

Il PCT dovrebbe quindi determinare, se non la completa irrilevanza, il drastico ridimensionamento delle questioni sulla possibile discordanza tra «tra realtà e rappresentazione», cioè tra il documento realmente (rectius: digitalmente) depositato e la dichiarazione della parte sul se e cosa ha prodotto.

Altri adempimenti «recessivi» sono contenuti nell’art. 87 att. c.p.c.

Così l’elenco dei documenti prodotti dopo la costituzione in giudizio, che la parte dovrebbe stilare e comunicare all’avversario, può ancora considerarsi utile, ma non certo essenziale alla garanzia del contraddittorio. Il sistema avvisa sempre via p.e.c. le parti costituite dei nuovi inserimenti nel fascicolo informatico; per cui l’esigenza di comunicazione sottesa all’art. 87 cit. può dirsi in sostanza soddisfatta.

4. Documenti prodotti con la costituzione in giudizio

Gli artt. 163, comma 3, n. 5, e 167, comma 1, c.p.c. prevedono che i documenti prodotti con l’atto di costituzione in giudizio siano rispettivamente indicati nell’atto di citazione e nella comparsa di risposta. La regola conserva utilità anche «nell’era digitale».

Soprattutto l’elenco contenuto nell’atto di citazione è ancora funzionale all’instaurazione del contraddittorio, posto che il convenuto non ancora costituito non ha accesso automatico al fascicolo informatico. E’ quindi meritevole di tutela il suo interesse ad avere un quadro preciso dei documenti prodotti fin dalla lettura dell’atto di citazione.

Benché la mancata indicazione dei documenti prodotti non sia sanzionata a pena di nullità (l’art. 164 c.p.c. non richiama infatti il n. 5 dell’art. 163), la considerazione che precede rende plausibile l’applicazione diretta dell’art. 156, cpv., c.p.c. e la conseguente declaratoria di nullità dell’atto di citazione che non contiene la specifica indicazione dei documenti prodotti.

5. Documenti prodotti direttamente in udienza

La produzione del documento direttamente in udienza è prevista dall’art. 87 att. c.p.c., che  l’ammette limitandosi a prescriverne la menzione nel verbale.

Nel sistema del PCT (almeno per come è attualmente concepito) l’operazione diventa tuttavia problematica. La trasmissione del documento al fascicolo informatico presuppone che la parte disponga in udienza di un proprio dispositivo con firma digitale remota, in grado di «dialogare» con la piattaforma digitale dell’ufficio giudiziario; ma se anche questo dispositivo fosse fruibile, l’operazione si scontrerebbe con i tempi di attesa (ore e spesso giorni, con gli attuali sistemi) necessari affinché il documento così trasmesso sia effettivamente visibile nel fascicolo elettronico dell’ufficio. L’alternativa, variamente praticabile, consiste nel differire il deposito nel fascicolo informatico rispetto all’esame del documento che avverrebbe in udienza: questa soluzione – verosimilmente – richiederà che la parte attesti poi la conformità del documento depositato con quello esibito in udienza.

6. Acquisizione definitiva del documento prodotto

Il processo civile telematico incide anche sul c.d. potere di ritiro dei documenti prodotti.

L’art. 169 c.p.c. prevede che nel singolo grado di giudizio di merito la parte possa ritirare il proprio fascicolo: a) previa autorizzazione del giudice (nei modi specificati dall’art. 77 disp. att. c.p.c.) e con dovere di restituirlo ogni volta che il giudice lo dispone; b) senza la necessità di autorizzazione, quando la causa è trattenuta per la decisione, con dovere di restituirlo al più tardi al momento del deposito della comparsa conclusionale.

Benché il potere di ritiro sia qui ammesso in via soltanto provvisoria, la giurisprudenza maggioritaria ritiene che parte possa ritirare definitivamente i documenti già prodotti; e che il giudice debba attivarsi per il recupero solo se la mancanza non risulti voluta dalla parte che lo aveva prodotto e non sia imputabile a sua colpa  (v. tra le tante Cass., 23 gennaio 2016, n. 1806; Cass., 27 febbraio 1982, n. 5627).

Anche in questo caso, il processo civile telematico renderà progressivamente marginale la questione. La ragione è di nuovo nel fatto che il fascicolo elettronico non contempla il ritiro di un fascicolo di parte e tantomeno di un singolo documento già prodotto.

E’ comunque auspicabile che la legge o la prassi sanciscano definitivamente il divieto di ritiro dei documenti durante l’intero corso del giudizio – come avviene già ora in altri settori affini dell’ordinamento processuale (dal processo tributario al processo amministrativo).

Allo stesso modo perderanno rilevanza i complessi problemi che travagliano il giudizio di appello, dove l’eventualità di contumacia dell’appellato accresce il rischio di perdita dei documenti acquisiti in primo grado; e dove la decisione già resa in prima istanza tende a ripercuotersi sull’onere della prova – almeno secondo la giurisprudenza: v. Cass., sez. un., 8 febbraio 2013, n. 3033.