Processo Civile Telematico: quesiti e soluzioni sull’autenticazione atti e notifiche a mezzo pec

Siamo lieti di pubblicare le soluzioni ad alcuni dei più attuali problemi in materia di PCT nell’ambito del procedimento per ingiunzione.
Si ringrazia l’Avv. Giuseppe Vitrani, membro del Direttivo dell’Associazione “Centro Studi Processo Telematico”

1) Quali regole deve rispettare l’avvocato quando estrae copia di un provvedimento dai registri di cancelleria e ne attesta la conformità ?

Per rispondere al quesito occorre considerare che la norma che ha dato il definitivo impulso alla svolta telematica del processo civile è l’art. 4 del decreto legge n. 193/09 il quale ha previsto quanto segue: “con uno o più decreti del Ministro della giustizia, di concerto con il Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione….sono individuate le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82” (ovvero il CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale, n.d.r.).

È pertanto evidente che con una formulazione legislativa forse discutile si sono rese le norme sul processo civile telematico attuative del CAD; in conseguenza di ciò ogni atto del processo telematico dovrà essere rispettoso anche delle regole (soprattutto, di quelle tecniche) del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Per questo motivo, nel caso di estrazione di copia e attestazione di conformità dai registri di cancelleria, l’avvocato dovrà attenersi anche al dpcm 13 novembre ’14, che detta le regole tecniche per la generazione delle copie dei documenti informatici.

In conseguenza di ciò, l’avvocato che estragga copie (informatiche) dai fascicoli di cancelleria dovrà attestare la conformità con le seguenti modalità alternative:

– inserimento dell’attestazione di conformità nel documento e successiva firma digitale;

– produzione dell’attestazione di conformità come documento separato (e firmato digitalmente) all’interno del quale devono essere inseriti il riferimento temporale e l’impronta di ogni documento del quale si attesta la conformità

2) Se l’avvocato notifica a mezzo PEC un decreto ingiuntivo del quale ha preventivamente attestato la conformità come deve richiedere l’apposizione della formula esecutiva ?

Nel caso di specie occorre considerare che il procedimento per ingiunzione è stato configurato come interamente telematico.

Conseguentemente non potrà applicarsi l’art. 9, comma 1 bis, della legge n. 53/94, ai sensi del quale “Qualora non si possa procedere al deposito con modalità telematiche dell’atto notificato a norma dell’articolo 3-bis, l’avvocato estrae copia su supporto analogico del messaggio di posta elettronica certificata, dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna e ne attesta la conformità ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi dell’articolo 23, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82”

Nella fattispecie, pertanto, l’avvocato dovrà chiedere l’esecutorietà allegando le prove originali della notifica; dovranno pertanto essere depositate: la PEC originaria con la quale è stato notificato il provvedimento, la ricevuta di accettazione rilasciata dal proprio gestore di PEC e la ricevuta di consegna rilasciata dal gestore di PEC del destinatario.

3) Se l’avvocato ha autenticato in proprio ricorso e decreto ingiuntivo e ha successivamente ottenuto il decreto di esecutorietà potrà chiedere al cancelliere di apporre la formula esecutiva sulla copia previamente notificata al debitore ?

Attualmente la questione, dal lato delle cancellerie, è in via di prassi regolata dalla circolare emanata il 28 ottobre 2014 del Ministero della Giustizia, che all’art. 17 si occupa del rilascio da parte del cancelliere della formula esecutiva su copie di atti giudiziari autenticate direttamente dal difensore, come ora consentito dall’art. 16 bis, comma 9 bis, legge n. 179/12, prevedendo espressamente quanto segue:

In particolare l’art. 17 del provvedimento in questione prevede quanto segue:

Ci si chiede se la Cancelleria debba proseguire ad osservare le consuete modalità di rilascio di copia esecutiva, provvedendo essa stessa, su richiesta di parte, all’estrazione della copia stessa, alla sua certificazione di conformità all’originale con contestuale spedizione in forma esecutiva, o, se, piuttosto sia possibile, per il difensore, provvedere in autonomia all’estrazione di copia ed alla sua autenticazione, rivolgendosi alla Cancelleria solo per l’apposizione della formula esecutiva, con conseguente esonero dal versamento di qualsiasi diritto.

Questa Direzione Generale ritiene che tale ultima modalità operativa debba essere esclusa, alla luce di quanto disposto dall’art. 153 disp. Att. C.p.c. – norma che non è stata interessata da alcuna recente modifica – che mantiene in capo alla cancelliere l’attività di rilascio della copia in forma esecutiva ex art. 475 c.p.c.

In forza di tale circolare risulta pertanto che la maggior parte dei Tribunali non rilasciano la formula esecutiva in calce alla copia autenticata in proprio dall’avvocato ma provvedono alla stampa di una nuova copia, che viene spedita in forma esecutiva e per la quale viene chiesto il pagamento dei diritti di cancelleria.