Privacy e rapporto di lavoro: come gestire (e conservare) l’account di posta elettronica dell’ex dipendente

Con specifico riferimento ai trattamenti effettuati sulla posta elettronica aziendale del lavoratore dopo la cessazione del relativo rapporto di lavoro, il Garante della Privacy, con Provvedimento n. 53 del 1.2.2018, ha, di recente, ribadito – peraltro, in un ottica di assoluta e fedele continuità con quanto già affermato in precedenti pronunce (vedasi, ex plurimis: Provvedimento n. 136 del 5.3.2015, n. 456 del 30.7.2015, n. 547 e 550 del 22.12.2016) – che, in conformità ai principi in materia di protezione dei dati personali, l’account riconducibile ad una persona identificata o identificabile deve essere rimosso al termine del rapporto lavorativo, previa disattivazione dello stesso e contestuale adozione di un sistema automatico volto ad informare i terzi ed a fornire a questi ultimi indirizzi alternativi riferiti all’attività professionale del Titolare del trattamento.

In aggiunta, il Garante della Privacy ha, altresì, precisato, all’interno del medesimo Provvedimento in commento, che l’account di posta elettronica dell’ex dipendente debba essere disattivato mediante l’applicazione di un “messaggio di mancato recapito” in caso di tentato invio di una comunicazione elettronica sull’account stesso, oltre ché la disattivazione in questione deve essere realizzata “secondo modalità tali da inibire, in via definitiva, la ricezione in entrata di messaggi diretti al predetto account…”.

In sintesi, il Garante della Privacy ha affermato che, al momento della cessazione del rapporto lavorativo, il datore di lavoro è obbligatoriamente tenuto ad effettuare i seguenti adempimenti:

1. Disattivare e rimuovere l’account di un ex lavoratore dipendente;
2. Adottare un sistema automatico di informazione ai soggetti terzi;
3. Indicare uno o più nuovi indirizzi email alternativi con cui far proseguire le comunicazione con l’azienda.

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