La conservazione nel PAT

Il 1° gennaio 2017, salvo ulteriori e non auspicate proroghe, partirà ufficialmente anche il processo amministrativo telematico.

Val dunque la pena approfondire anche la tematica relativa alla conservazione dei fascicoli dei singoli procedimenti che, lo ricordiamo, saranno integralmente digitali. A tal proposito va accolto certamente con favore il disposto dell’art. 5, comma VI, dpcm 16 febbraio 2016, n. 40 (contenente le regole tecniche sul processo amministrativo telematico) ove si dispone che “l’archiviazione, la conservazione e la reperibilità di tutti gli atti del fascicolo redatti sotto forma di documenti informatici è assicurata secondo quanto previsto dai decreti del Presidente del Consiglio dei ministri 3 dicembre 2013 pubblicati nella Gazzetta Ufficiale n. 59 del 12 marzo 2014 e dal decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 13 novembre 2014 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015”.

Una norma chiara e semplice che estende al processo in analisi le regole tecniche dettate ai sensi dell’art. 71 del codice dell’amministrazione digitale.

L’analisi della materia si complica però quando si passa ad analizzare l’art. 12 delle regole tecniche in commento e precisamente laddove si prevede che “la trasmissione telematica da parte dei Tribunali Amministrativi Regionali e del Tribunale Regionale di giustizia amministrativa del Trentino-Alto Adige del fascicolo informatico di primo grado al Consiglio di Stato o al Consiglio di giustizia amministrativa per la Regione Siciliana, tramite SIGA, avviene con modalità finalizzate ad assicurarne la data certa, nonché l’integrità, l’autenticità e la riservatezza secondo quanto stabilito dalle specifiche tecniche di cui all’articolo 19.

La trasmissione del fascicolo informatico o di singoli atti dello stesso, nei casi consentiti dalla normativa vigente, da e verso organi giurisdizionali diversi da quelli indicati al comma 1 avviene, in ogni stato e grado del giudizio, per via telematica su canale sicuro”.

Per completare il quadro, le specifiche tecniche (che, lo ricordiamo, costituiscono un allegato del dpcm 40/2016) all’art. 11 dispongono che “la trasmissione dei fascicoli informatici di primo grado con modalità telematiche da parte dei Tribunali Amministrativi Regionali e del Tribunale Regionale di giustizia amministrativa del Trentino-Alto Adige al Consiglio di Stato o al Consiglio di giustizia amministrativa per la Regione Siciliana, avviene, tramite S.I.G.A., mediante accesso diretto al fascicolo di primo grado da parte dei soggetti abilitati.

La trasmissione del fascicolo informatico o di suoi singoli atti, da e verso organi giurisdizionali diversi da quelli indicati al comma 1 avviene, in ogni stato e grado del giudizio, per via telematica con le modalità stabilite in virtù di apposite Convenzioni stipulate dal Segretariato Generale della Giustizia Amministrativa”.

La lettura di queste norme lascia interdetti; è infatti sufficiente riflettere un attimo per comprendere che le norme in commento sono sostanzialmente inutili (e dannose) visto che prefigurano operazioni già previste, con gli opportuni presidi di sicurezza, dal dpcm 3 dicembre 2013 che detta le regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici la cui applicabilità al processo amministrativo telematico, lo ricordiamo, è espressamente prevista dalle regole tecniche in commento.

Se la normativa in materia di  conservazione verrà correttamente applicata, il fascicolo del processo diventerà pertanto pacchetto di archiviazione ai sensi del dpcm 3 dicembre 2013 e confluirà nel sistema di conservazione ministeriale e sarà lì mantenuto in condizioni di integrità e autenticità, e sarà anche munito di data certa.

Sempre le regole tecniche sulla conservazione ci dicono poi che i soggetti autorizzati possono avere accesso, anche da remoto, al sistema di conservazione (art. 10) e possono chiedere al responsabile della conservazione la generazione del pacchetto di distribuzione. Nel caso in esame, dunque, il giudice superiore (es. il Consiglio di Stato) ben potrà accedere al sistema di conservazione e richiedere il fascicolo archiviato dal TAR in forma di pacchetto di distribuzione, senza la necessità di ulteriori norme quali quelle analizzate nel presente articolo.

Queste le considerazioni a proposito dell’infrastruttura preposta alla conservazione; va però fatta anche una riflessione di fondo sulla scelta di ricorrere all’utilizzo di un portfolio PDF per il deposito di tutti gli atti del processo telematico in analisi.

Come noto le regole tecniche sulla conservazione prevedono che i documenti testuali debbano essere redatti in formato “PDF/A, ovvero in un formato che è stato sviluppato con l’obiettivo specifico di rendere possibile la conservazione documentale a lungo termine su supporti digitali.

Tra le caratteristiche di questa tipologia di file abbiamo:

• assenza di collegamenti esterni;
• assenza di codici eseguibili quali javascript ecc.,
• assenza di contenuti crittografati.

Queste caratteristiche rendono il file indipendente da codici e collegamenti esterni che ne possono alterare l’integrità e l’uniformità nel lungo periodo” (allegato 2 dpcm 3 dicembre ’13).

Tale disposizione rischia dunque di costituire un ostacolo per la conservazione degli atti del processo amministrativo telematico in quanto il portfolio PDF non nasce in formato PDF-A né pare possibile una sua conversione nel predetto formato.

Il rischio è dunque quello di trovarsi in presenza di un sistema che conserva documenti sui quali di fatto non sussiste una sicura garanzia di archiviazione a lungo termine; si prefigura dunque un problema di natura non solo tecnica, ma sostanziale, che merita un serio approfondimento da parte degli organi preposti all’elaborazione della normativa in materia di processo amministrativo telematico.