Il nuovo CAD e la conservazione dei documenti informatici per l’avvocato

L’adozione del nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale pare aver inciso profondamente sulla materia della conservazione dei documenti informatici, sicché con il presente articolo si intende approfondire quali riflessi le nuove norme possano avere anche nell’ambito dell’attività professionale degli avvocati.

Il punto di partenza è senza dubbio il nuovo  comma 1 bis dell’art. 43 CAD, il quale dispone che “se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso al documento stesso”.

Il dichiarato obiettivo del legislatore è dunque quello di sollevare cittadini ed imprese dagli oneri di conservazione dei documenti informatici laddove i medesimi documenti informatici siano conservati per legge da una pubblica amministrazione.

A parte l’osservazione preliminare che tutti i documenti ricevuti da una pubblica amministrazione devono essere archiviati e conservati secondo le vigenti norme in materia, sicché la formulazione della norma non può certo dirsi felice, occorre valutare come, e se, tale disposizione potrà avere impatto sull’attività professionale degli avvocati.

A dire il vero la disposizione in esame trova un perfetto corrispondente nell’art. 14, ultimo comma, del provvedimento 16 aprile ’14 del direttore dei sistemi informativi automatizzati del Ministero della Giustizia (provvedimento meglio noto come specifiche tecniche sul PCT), ove si prevede espressamente che “la busta telematica è conservata nel sistema documentale di cui all’art. 11 comma 2”, che è tenuto dal Ministero della Giustizia. Pare dunque che si concretizzi proprio l’ipotesi regolamentata dalla novella del CAD con conseguente esenzione per gli avvocati dall’obbligo di conservazione di un documento informatico fondamentale qual è la busta informatica inviata all’ufficio giudiziario in sede di deposito telematico.

Sennonché tale ricostruzione normativa è destinata ad entrare in crisi nel momento in cui si passa ad esaminare l’art. 20, comma III, del d.m. 44/2011, il quale espressamente prevede che “il soggetto abilitato esterno è tenuto a conservare, con ogni mezzo idoneo, le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi al dominio giustizia”.

Com’è evidente, detta norma codifica un obbligo di conservazione a carico dell’avvocato.

Occorre poi tener presente che le cosiddette specifiche tecniche sul PCT sono state dettate con un atto che non ha natura normativa, essendo invece atto amministrativo che promana da una direzione generale del Ministero mentre il decreto ministeriale è, a tutti gli effetti, una fonte normativa.

Ad ulteriore aggiunta di quanto precede va altresì considerato che l’art. 2, ultimo comma, del Codice dell’Amministrazione Digitale prevede ora quanto segue: “le disposizioni del presente Codice si applicano altresì al processo civile, penale, amministrativo, contabile e tributario, in quanto compatibili e salvo che non sia diversamente disposto dalle disposizioni in materia di processo telematico”.

Si delinea pertanto un sistema di generale applicabilità del CAD anche al processo telematico, laddove però non vi siano norme speciali di settore che dispongano in deroga alla normative generale.

Ebbene nel caso di specie pare proprio di trovarsi nell’ipotesi appena presa in considerazione, esistendo una norma speciale (l’art. 20, comma III, d.m. 44/2011) che deroga alla disciplina generale del CAD e dunque anche all’art. 1 bis dell’art 43 dello stesso Codice.

Possiamo pertanto affermare che, pur a seguito dell’entrata in vigore della novella del CAD non paiono essere cessati gli obblighi di conservazione imposti dal d.m. 44/2011, non potendo oltretutto questi essere tacitamente abrogati da una norma di rango inferiore quale dev’essere considerato l’art. 14, ultimo comma, delle specifiche tecniche sul PCT.

Se poi a ciò aggiungiamo che, ovviamente, gli obblighi di conservazione continuano a rimanere inalterati sia per quei documenti informatici che non sono destinati ad essere conservati all’interno del fascicolo informatico del processo (si pensi ad esempio ad un atto di precetto notificato a mezzo PEC) sia per le comunicazioni stragiudiziali la cui rilevanza ed efficacia processuale può anche essere differita nel tempo (ad esempio una comunicazione inviata a mezzo PEC con la quale si interrompono i termini di prescrizione), ci rendiamo conto di come in realtà la riforma del codice dell’amministrazione digitale abbia influito assai poco sull’attività professionale dell’avvocato.