Brevi note per la tutela dei documenti e delle firme digitali

La crisi sanitaria che interessa il nostro Paese sta spingendo aziende e professionisti sempre di più verso il digitale; soprattutto in momenti come questi si apprezza la possibilità di lavorare a distanza, gestendo anche procedimenti di una certa delicatezza.

In tale contesto è opportuno considerare come molto spesso vengono (e verranno sempre di più) scambiati per via telematica documenti digitali che per la loro validità richiedono una firma elettronica, che frequentemente è una firma digitale.

Appare dunque fondamentale che di tale strumento venga fatto un utilizzo consapevole al fine di evitare invalidità sostanziali, negoziali o comunque difficoltà nella gestione di documenti che non rispecchino la normativa speciale vigente.

A tal proposito, in attesa che vengano emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale le nuove linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (da tempo circolate in bozza ma non ancora divenute diritto vivente), la normativa di riferimento è costituita dal Codice dell’amministrazione digitale (D.lgs. 82/2005), dal DPCM 22 febbraio 2013 (regole tecniche sulle firme elettroniche), dal DPCM 3 dicembre 2013 (regole tecniche sulla conservazione dei documenti digitali) e dal DPCM 13 novembre ’14 (regole tecniche sulla formazione dei documenti informatici).

In particolare, occorre tenere presente le seguenti norme

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