L’avvocato telematico e il deposito in mobilità

L’entrata in vigore delle norme sul processo civile telematico offre una moltitudine di nuove opportunità per gli avvocati sia in termini di digitalizzazione dello studio legale sia in termini di facilitazioni per il deposito degli atti processuali-

Concentrandosi in particolare su tale ultimo aspetto si può pensare alla possibilità di effettuare depositi telematici con un tablet e quindi senza lettore smart card o senza la classica “chiavetta USB” contenente il certificato di firma digitale.

Tale soluzione è resa in particolare possibile dall’utilizzo della cosiddetta “firma digitale remota”, ovvero di una tipologia di firma digitale, accessibile via rete (es. via internet), nel quale la chiave privata del firmatario viene conservata assieme al certificato di firma, all’interno di un server remoto sicuro (basato su un HSM – Hardware Security Module) da parte di un certificatore accreditato (fonte Wikipedia).

Il firmatario viene identificato dal servizio (ad esempio mediante digitazione della password) ed è successivamente autorizzato all’apposizione della firma mediante un meccanismo di sicurezza che può essere costituito da una OTP (one time password) che viene inviata in forma di sms su telefono cellulare o smartphone.

Si realizza così un procedimento sicuro, prevedente una forma di autenticazione a due fattori (password + OTP) in grado di generare una firma digitale perfettamente utilizzabile ai fini del deposito telematico. All’esito dell’operazione di firma i files risulteranno infatti sottoscritti in formato Cades (e genereranno pertanto documenti con estensione .p7m), perfettamente aderenti alle regole tecniche sul processo telematico.

Va peraltro sottolineato che la condizione essenziale per utilizzare tale tecnica di firma digitale è che il redattore atti in uso all’avvocato supporti tale tecnologia; è dunque opportuno che il professionista interessato a sfruttare tale possibilità verifichi preliminarmente se il servizio di firma digitale remota rientri tra quelli offerti dall’infrastruttura a sua disposizione.

Lo scenario sino ad ora rappresentato presuppone ovviamente che sul tablet siano presenti i files (atto e documenti) necessari per il deposito telematico oppure che gli stessi possano essere agevolmente recuperati, ad esempio mediante invio attraverso posta elettronica.

Esiste però un’altra possibilità, che consente all’avvocato di essere davvero indipendente dall’intervento di terzi o dall’esigenza di appesantire i propri dispositivi mobili con documenti che potrebbero avere un peso non indifferente (o comunque dalla necessità di ricordarsi di caricare i files sul tablet prima di lasciare lo studio).

Ci si riferisce in particolare all’utilizzo di sistemi cloud che, dati i loro costi ridotti e le grandi disponibilità in termini di spazio, potrebbero ospitare i documenti dello studio legale e potrebbero essere utilizzati finanche come servizi di back up per lo studio legale, con sincronizzazione delle cartelle contenenti i documenti informatici dell’avvocato.

Per l’utilizzo di tali servizi è bene però ricordare che gli avvocati dovrebbero aver cura di seguire le linee guida elaborate dal CCBE (organismo consultivo degli avvocati europei avente sede presso l’Unione Europea), che sono reperibili al seguente link:

http://www.ccbe.eu/NTCdocument/07092012_EN_CCBE_gui1_1347539443.pdf

Il richiamo va in particolare all’esigenza che i dati immessi nei servizi cloud siano protetti da accessi indesiderati mediante utilizzo di sistemi di crittografia e gli stessi siano ospitati su server individuabili e situati all’interno dell’Unione Europea.

Verificata la presenza di tali possibilità sarò davvero possibile gestire uno studio legale in cloud e in mobilità con notevolissime facilitazioni di gestione del tempo-lavoro e anche con consistenti risparmi economici.