Conservazione digitale: le nuove regole e le nuove opportunità

Diciamolo: sono poche le occasioni in cui un nuovo obbligo di legge può tradursi in un vantaggio!
La fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica amministrazione e, in prospettiva, quella tra privati (anche se non si parla di obbligo, bensì di incentivo) rappresenta uno di questi casi.
Soprattutto per chi  punta ad ottenere in tempi rapidi benefici organizzativi ed economici.
Il vostro studio appartiene a questa categoria? Bene, ecco in breve alcuni elementi da considerare nel momento in cui si valutano gli aspetti più operativi che riguardano la digitalizzazione dei documenti.

LE NUOVE REGOLE

In un’escalation promossa dall’Agenzia per l’Agenda digitale, la graduale entrata in vigore delle regole che incentivano la dematerializzazione dei documenti è iniziata il 6 giugno 2014, quando è partito l’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti di ministeri, agenzie fiscali ed enti di previdenza nazionali. L’obbligo è stato poi esteso a tutte le amministrazioni locali (regioni, comuni e altre istituzioni pubbliche territoriali) a partire dal 31 marzo 2015.
È invece atteso per il 1 gennaio 2017 l’avvio della fatturazione elettronica attiva e passiva tra privati che non sarà obbligatorio ma fiscalmente agevolato attraverso rimborsi IVA più rapidi.

I VANTAGGI ECONOMICI E OPERATIVI

Nel breve termine, i vantaggi per chi emette fatture elettroniche risiedono nella possibilità di ricevere in real time notifiche che attestano la corretta ricezione del documento da parte del cliente, l’assenza di errori nella compilazione della nota, la facoltà di calcolare i tempi di pagamento o per lo meno certificare il credito (elementi questi, tutt’altro che scontati quando si parla di Pubblica amministrazione).
Nel medio termine, questa nuova forma di produzione e conservazione dei documenti offre una serie di benefici che aumentano al crescere della cultura digitale e degli strumenti informatici a disposizione di chi li adotta in maniera sistematica.

Al di là del risparmio su carta, toner, spazi, il cui consumo in alcuni casi può diminuire del 70%, la Gestione Elettronica Documentale (GED) aiuta a ridurre drasticamente il tempo che i collaboratori di studio, in regimi tradizionali, devono dedicare ad attività amministrative e di gestioni archivi, raccoglitori e faldoni.

Inaugurando nuove economie di scala e nuove opportunità di servizio più intelligenti, la fatturazione elettronica e la relativa conservazione digitale oggi possono anche essere gestite in cloud, attraverso soluzioni As a Service, pay per use e on demand che semplificano i processi, trasformandoli in opportunità di servizio all’insegna del controllo e della massima trasparenza operativa.